Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem Post Pilot, zapytaniami klientów, wnioskami o darmowy okres próbny, umowami, rozliczeniami i komunikacją bezpośrednią jest:

Goup Space Sp. z o.o.
ul. Hoża 86/210, 00-682 Warszawa, Polska
KRS: 0000932799
REGON: 520583134
NIP: 7011061440
Strona: https://postpilot.agency/
Kontakt w sprawach prywatności: hello@postpilot.agency

Usługę Post Pilot prowadzi Goup Space Sp. z o.o.

2. Zakres niniejszej Polityki i nasza rola

Niniejsza Polityka dotyczy osób odwiedzających stronę, osób kontaktujących się z nami, osób wnioskujących o darmowy okres próbny obejmujący 4 artykuły, klientów miesięcznej usługi Post Pilot oraz kontaktów biznesowych zaangażowanych w realizację usługi.

W odniesieniu do danych osobowych zbieranych na własne potrzeby biznesowe, Goup Space Sp. z o.o. pełni rolę administratora danych.

Gdy Post Pilot uzyskuje dostęp do strony internetowej lub CMS klienta i przetwarza znajdujące się tam dane osobowe wyłącznie na polecenie klienta, klient pozostaje administratorem tych danych, a Goup Space Sp. z o.o. może działać jako podmiot przetwarzający. Tam, gdzie jest to wymagane, takie przetwarzanie regulowane jest umową powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.

3. Dane osobowe, które możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Post Pilot możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

Dane kontaktowe – imię i nazwisko, firmowy adres e-mail, numer telefonu lub kontakt w komunikatorze, jeśli zdecydujesz się go podać.

Dane biznesowe i dotyczące usługi – nazwa firmy, branża, adres strony, usługi, grupa docelowa, preferowane tematy, styl pisania, preferencje językowe i inne informacje wykorzystywane do skonfigurowania profilu treści Post Pilot.

Dane darmowego okresu próbnego i wdrożenia – informacje potrzebne do oceny Twojej strony, skonfigurowania procesu publikacji i przygotowania 4 darmowych artykułów próbnych.

Dane dostępu do strony i CMS – dane logowania, dane uwierzytelniające API, tokeny lub inne techniczne informacje dostępowe wymagane do publikacji treści na Twojej stronie.

Dane komunikacyjne – e-maile, wiadomości wsparcia oraz informacje wymieniane przez WhatsApp lub Telegram, jeśli zdecydujesz się korzystać z tych kanałów.

Dane umowne i rozliczeniowe – dane kontaktu rozliczeniowego, dane firmy, dane faktur i status płatności. Nie musimy przechowywać pełnych danych karty płatniczej, gdy płatności obsługuje zewnętrzny dostawca płatności.

Dane techniczne – adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, logi serwera, znaczniki czasu, zdarzenia bezpieczeństwa i podstawowe informacje o korzystaniu ze strony.

Dane osobowe związane z treścią – imiona, role, biografie lub inne dane osobowe autorów, ekspertów lub innych osób, gdy poprosisz nas o wykorzystanie takich informacji w profilu redakcyjnym lub publikacji.

Prosimy nie przesyłać haseł, danych osobowych szczególnej kategorii, poufnych danych osobowych ani zbędnych danych osobowych osób trzecich za pośrednictwem ogólnego formularza kontaktowego, chyba że poprosimy o to wyraźnie za pośrednictwem odpowiedniego kanału.

4. Jak zbieramy dane osobowe

Możemy pozyskiwać dane osobowe:

bezpośrednio od Ciebie poprzez formularze, e-mail, telefon lub komunikatory;

podczas wdrożenia, konfiguracji darmowego okresu próbnego i realizacji usługi;

ze strony internetowej Twojej firmy lub innych źródeł, o wykorzystanie których poprosisz nas przy tworzeniu profilu treści;

automatycznie poprzez logi serwera, pliki cookie lub podobne technologie stosowane na postpilot.agency;

z publicznie dostępnych źródeł podczas researchu tematów artykułów lub weryfikacji informacji faktograficznych.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy mamy do tego odpowiednią podstawę prawną. Główne cele to:

6. Przetwarzanie treści wspomagane przez AI

Post Pilot jest zarządzaną usługą publikacji wspomaganą przez sztuczną inteligencję. Aby generować, redagować, tłumaczyć i weryfikować jakość artykułów, możemy przetwarzać informacje z Twojego profilu treści, Twojej strony, Twoich instrukcji i szkiców artykułów przy pomocy narzędzi AI stosowanych w naszym procesie.

Informacje wykorzystywane do przetwarzania treści wspomaganego przez AI mogą obejmować:

opisy firmy i usług;

grupę docelową i preferencje tematyczne;

ton wypowiedzi, styl redakcyjny i informacje o profilu autora lub eksperta;

słowa kluczowe, kontekst strony i istotne strony wewnętrzne;

szkice artykułów i tłumaczenia.

Dążymy do minimalizacji danych osobowych ujmowanych w promptach AI i nie wymagamy danych osobowych szczególnej kategorii do standardowej usługi Post Pilot. Jeśli podajesz dane osobowe pracowników, ekspertów, autorów, klientów lub innych osób trzecich do publikacji, jesteś odpowiedzialny za zapewnienie, że masz prawo do udostępnienia i publikacji tych informacji.

Wynik działania AI może zawierać nieścisłości. Post Pilot stosuje więc osobne etapy redakcji i kontroli jakości oraz może zastosować ręczny przegląd, gdy jest to wymagane. Korzystanie z AI nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec osób fizycznych wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającego na te osoby.

7. Dostęp do strony i dane uwierzytelniające CMS

Aby publikować artykuły bezpośrednio na Twojej stronie, Post Pilot może wymagać dostępu do WordPressa, Otack Engine lub innego technicznie kompatybilnego CMS.

Wykorzystujemy taki dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia uzgodnionej usługi. Tam, gdzie to możliwe, zalecamy klientom:

utworzenie dedykowanego konta użytkownika Post Pilot zamiast udostępniania osobistego konta administratora;

przyznanie wyłącznie uprawnień wymaganych do publikacji artykułów;

korzystanie z bezpiecznych danych uwierzytelniających lub tokenów oraz ich zmianę lub cofnięcie po zakończeniu usługi, jeśli jest to zasadne.

Dane dostępowe i tokeny techniczne są traktowane jako informacje poufne i przechowywane wyłącznie tak długo, jak są potrzebne do realizacji usługi, bezpieczeństwa, rozwiązywania problemów lub obowiązków prawnych.

8. Pliki cookie i podobne technologie

postpilot.agency może wykorzystywać pliki cookie i podobne technologie. Niezbędne pliki cookie mogą być stosowane bez zgody, gdy jest to wymagane do działania strony, utrzymania bezpieczeństwa lub zapamiętania wyborów dotyczących prywatności.

Analityczne, marketingowe lub inne nieistotne pliki cookie, jeśli są stosowane, są aktywowane wyłącznie tam, gdzie zezwala na to prawo, a tam, gdzie jest to wymagane – po uzyskaniu Twojej zgody. Możesz odrzucić nieistotne pliki cookie poprzez baner cookie lub ustawienia cookie dostępne na stronie.

Faktyczne kategorie plików cookie i dostawcy stosowani na stronie powinny być odzwierciedlone w banerze cookie oraz w dedykowanych informacjach o cookie prezentowanych odwiedzającym.

9. Odbiorcy i dostawcy usług

Nie sprzedajemy danych osobowych. Możemy ujawniać dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym:

dostawcom hostingu, infrastruktury chmurowej i usług IT;

dostawcom e-mail, komunikacji i wsparcia klienta;

dostawcom usług AI wykorzystywanym do generowania, redakcji, tłumaczenia lub kontroli jakości treści;

dostawcom analityki i bezpieczeństwa, gdy są włączeni;

dostawcom płatności, fakturowania i księgowości;

doradcom zawodowym, w tym prawnym lub księgowym;

organom publicznym, sądom lub organom ścigania, gdy ujawnienie jest wymagane prawnie.

Dostawcy usług przetwarzający dane osobowe w naszym imieniu są zobowiązani przetwarzać je wyłącznie w uzgodnionych celach i zgodnie z obowiązującymi wymogami ochrony danych.

10. Międzynarodowy transfer danych

Niektórzy dostawcy technologii lub AI wykorzystywani w procesie Post Pilot mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W przypadku międzynarodowego transferu danych osobowych stosujemy odpowiedni mechanizm transferu prawnego, gdy jest to wymagane, taki jak decyzja o adekwatności, Standardowe Klauzule Umowne lub inne zabezpieczenie uznane na podstawie RODO.

Dążymy również do minimalizacji ilości danych osobowych przekazywanych w ramach procesów generowania treści.

11. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do celu, w jakim zostały zebrane. W szczególności:

dane zapytań i darmowego okresu próbnego są przechowywane przez okres potrzebny do udzielenia odpowiedzi, przeprowadzenia okresu próbnego i zarządzania rozsądnym follow-upem;

dane klienta i usługi są przechowywane przez czas trwania usługi oraz, gdy jest to konieczne, później do celów administracyjnych, bezpieczeństwa i roszczeń prawnych;

dane faktur i księgowe są przechowywane przez okres wymagany obowiązującym prawem podatkowym i księgowym;

dane uwierzytelniające CMS i tokeny dostępu są przechowywane wyłącznie tak długo, jak są potrzebne do usługi, rozwiązywania problemów lub uzgodnionego wsparcia, i powinny zostać cofnięte, gdy nie są już potrzebne;

dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do momentu wycofania zgody lub zakończenia celu, chyba że inna podstawa prawna wymaga dłuższego przechowywania;

logi bezpieczeństwa i techniczne są przechowywane przez ograniczony okres odpowiedni do celów bezpieczeństwa, reagowania na incydenty i integralności systemu.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i związanego z nimi ryzyka. Środki te mogą obejmować kontrolę dostępu, rozdzielenie kont, bezpieczną transmisję, kopie zapasowe, logowanie, ograniczony dostęp administratorski oraz procedury obsługi incydentów bezpieczeństwa.

Żadna metoda transmisji lub przechowywania elektronicznego nie jest całkowicie wolna od ryzyka. Jeśli dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych, będziemy postępować zgodnie z obowiązującymi wymogami RODO.

13. Twoje prawa wynikające z RODO

Z zastrzeżeniem warunków określonych w RODO, możesz mieć prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych i uzyskania informacji o ich przetwarzaniu;

żądania sprostowania niedokładnych lub niekompletnych danych;

żądania usunięcia danych osobowych;

żądania ograniczenia przetwarzania;

sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym marketingu bezpośredniego;

otrzymania danych osobowych w formacie przenośnym tam, gdzie ma zastosowanie prawo do przenoszenia danych;

wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na przetwarzanie dokonane przed wycofaniem;

wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem hello@postpilot.agency. Możemy poprosić o informacje niezbędne do zweryfikowania Twojej tożsamości przed realizacją żądania.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Post Pilot wykorzystuje automatyzację i AI do wspierania generowania treści, redakcji, tłumaczenia, kontroli jakości i publikacji. Nie wykorzystujemy danych osobowych zebranych za pośrednictwem Post Pilot do podejmowania decyzji wobec osób fizycznych wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, które wywołuje skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływa.

15. Strony i kanały komunikacji osób trzecich

Nasza strona może zawierać linki do stron osób trzecich, źródeł stockowych lub innych usług zewnętrznych. Usługi te działają na podstawie własnych polityk prywatności.

Jeśli zdecydujesz się komunikować z nami przez WhatsApp, Telegram lub inną platformę zewnętrzną, dostawca ten może niezależnie przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z własnymi warunkami i polityką prywatności.

16. Dane dzieci

Post Pilot jest usługą biznesową i nie jest skierowana do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci za pośrednictwem usługi.

17. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności, gdy zmienia się usługa Post Pilot, nasi dostawcy technologii lub wymogi prawne. Aktualna wersja jest publikowana na postpilot.agency wraz z datą ostatniej aktualizacji.

18. Kontakt

Pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych można kierować na:

Goup Space Sp. z o.o.
ul. Hoża 86/210, 00-682 Warszawa, Polska
E-mail: hello@postpilot.agency
Strona: https://postpilot.agency/

Usługę Post Pilot prowadzi Goup Space Sp. z o.o.